關于印發《無公害農產品認證材料檔案管理規范》的通知

  
農質安發[2008]9號 
  
各省、自治區、直轄市及計劃單列市農產品質量安全中心（無公害農產品工作機構）： 
    為規范無公害農產品認證材料檔案管理，確保檔案的完整與安全，依據國家相關法律、法規，結合無公害農產品工作實際，在廣泛征求意見的基礎上，農業部農產品質量安全中心組織制定了《無公害農產品認證材料檔案管理規范》，現予以印發，請各無公害農產品工作機構在無公害農產品認證材料檔案管理過程中遵照執行。

  
二○○八年六月四日

第一章  總  則 

    第一條  為規范無公害農產品認證材料檔案管理，確保檔案的完整與安全，依據國家相關法律、法規，結合農產品質量安全工作實際，制定本規范。  
    本規范適用于各級工作機構對無公害農產品認證材料檔案的管理。  

    第二條  本規范所稱無公害農產品認證材料檔案，是指在無公害農產品產地認定和產品認證過程中申請人的申請書及附報材料、各級工作機構的審查、審核報告（包括現場檢查報告、審查過程記錄）等材料。  

    第三條  各級無公害農產品工作機構分工負責本單位無公害農產品認證材料的歸檔、保管、使用和處置等管理工作。 

第二章  材料歸檔  

    第四條  各級工作機構對做出終審結論的無公害農產品認證材料，應當在10個工作日內完成材料的整理和歸檔工作。  

    第五條  無公害農產品認證材料檔案管理遵循統一要求、分級負責的原則： 
  
    （一）省級及以下工作機構負責無公害農產品產地認定過程中的申報材料、認定報告、現場檢查報告、產品認證初審過程記錄等材料的歸檔； 
  
    （二）農業部農產品質量安全中心種植業、畜牧業、漁業分中心負責無公害農產品產品認證過程中的申報材料、現場核查報告、復審過程記錄等材料的歸檔；  

    （三）農業部農產品質量安全中心負責無公害農產品認證報告、專家終審過程記錄等材料的歸檔。  

    第六條 無公害農產品認證材料建檔應當符合下列要求：  

    （一）按順序進行分類、排列、編號和建檔案簿； 
  
    （二）及時修補殘缺和沒有裝訂好的檔案材料；  

    （三）確保歸檔材料齊全、完整。 

第三章  保管使用  

    第七條  無公害農產品認證材料檔案保存期限應當符合下列規定： 
  
    （一）獲得無公害農產品證書的，《申請書》和發證憑據永久保存，其他材料保存期限從發證之日起4周年；  

    （二）未獲得無公害農產品證書的，保存期限從告知申請人無異議之日起1周年。 
  
    第八條  各級工作機構應當設立無公害農產品認證材料檔案室，指定專人管理。管理人員因崗位調整，應當辦理檔案交接手續。  

    第九條  無公害農產品認證材料檔案保存環境應當符合防火、防盜、防水、防潮、防蟲、防塵、防鼠、防高溫、防強光等防護性要求。 
  
    第十條  查閱、復制認證檔案材料應當規范履行相關手續，填寫《檔案查閱申請表》（附件1），并經單位主管領導批準。  
    
    檔案查閱應當在指定地點進行。查閱過程中不得涂改、損毀和擅自摘錄檔案內容。復制檔案資料統一由檔案管理人員辦理。 
  
第四章  過期檔案處置  

    第十一條  各級工作機構應當定期對無公害農產品認證材料檔案進行清理。處置已過保存年限、失去保存價值的申報材料檔案，由檔案管理人員提出處置建議。  

    第十二條  處置申報材料檔案前，檔案管理人員應當填寫《認證申報材料檔案處置審批單》（附件2），并按規定程序報審。對永久保存的《申請書》及相關發證憑證，按照發證順序排列重新歸檔，并建立《認證材料檔案處置登錄表》（附件3，紙質文本和電子文檔）。 
  
    第十三條  無公害農產品材料檔案處置應當按照國家規定的渠道進行，禁止將檔案材料當作廢品變賣處理。
 
第五章  附  則  

    第十四條  本規范由農業部農產品質量安全中心負責解釋、修改，自印發之日起執行。